L’instruction des demandes de transport exceptionnel routier, ainsi que leur délivrance, est une tâche réalisée par les services déconcentrés du Ministère de l’Écologie, du Développement Durable, du Logement et des Transports (selon les contextes locaux, les DDT, les DREAL, etc.), par délégation du préfet compétent sur le territoire concerné et en liaison avec les différents gestionnaires de patrimoine concernés.
La réglementation (Arrêté du 4 mai 2006 relatif aux transports exceptionnels de marchandises, d’engins ou de véhicules et ensembles de véhicules comportant plus d’une remorque, modifié par l’arrêté du 4 septembre 2007) prévoit que toute demande de ce type adressée aux services de l’État doit, dans le cas de transports répétitifs, être accompagnée « d’éléments produits par le donneur d’ordre, permettant de vérifier que le transport ne peut pas être effectué par un autre moyen de transport (aérien, fluvial, maritime ou ferré), la raison économique n’étant pas un critère recevable à elle seule ».